Guayarmina Peña – directora de Marketing y Comunicación Digital en Laycos Network

“Enfrentarse al cambio” es la mejor opción para la empresas, “frente a seguir haciendo lo mismo, indiferentes a lo rápido que crecen nuestros competidores, porque ellos sí están sabiendo aprovechar las nuevas oportunidades al alcance que trae la digitalización”. Así los explica, a CANARIAS EMPRESARIAL, la directora de Marketing y Comunicación Digital, de Laycos Network, una red social que ha sido creada para trabajar. Esta empresa organizará el evento ‘Transformación Digital y la Gestión del Cambio en las Organizaciones’, el próximo día 21 de noviembre, en el Auditorio del CICCA de Las Palmas de Gran Canaria, que permitirá a los asistentes conocer una forma de trabajar distinta para los nuevos tiempos.

-¿A qué se refiere el título de la jornada: procesos de ‘transformación digital’?

“Se refiere a lo que motiva a las empresas a innovar en sus procesos de producción, sus servicios, sus productos, la forma en la que llegan a los clientes, los atienden o los fidelizan, llegando incluso a replantearse su modelo de negocio. Es lo que nos está empujando a mejorar, dejándonos ayudar por la tecnología y nuevas herramientas digitales que han visto la luz en estos nuevos tiempos que estamos viviendo, en los que, si se puede hacer algo más rápido, mejor y sorprendiendo gratamente a nuestro cliente, es perder el tiempo seguir haciéndolo como tradicionalmente lo venimos haciendo.

El esfuerzo y enfrentarse al cambio son con diferencia mejores opciones, frente a seguir haciendo lo mismo, indiferentes a lo rápido que crecen nuestros competidores, porque ellos sí están sabiendo aprovechar las nuevas oportunidades al alcance que trae la digitalización para innovar en cada etapa de su servicio o proceso productivo. Ejemplos de esto pueden ser empresas con un modelo de negocio totalmente reinventado, que están triunfando y revolucionando sus respectivas áreas: Cabify o Airbnb”.

-¿Cómo puede ayudar a la economía de la empresa la implantación de estos procesos de transformación digital?

“Cada caso es diferente. Pero si pensamos que la inversión y enfrentarse al cambio van a influir directamente en la mejora de la percepción de nuestra marca, en el aumento de la atracción de clientes potenciales, en la fidelización de los actuales, el resultado va a ser positivo en las cuentas anuales”.

-Y sobre la pérdida de puestos de trabajo, ¿los procesos de transformación digital facilitan que las empresas puedan desprenderse de parte de su personal?

«En absoluto. La digitalización de un proceso que venía haciendo un empleado implica que esta persona va a poder disponer de más tiempo para centrar su labor en tareas más productivas y enriquecedoras para la empresa y para sí mismo. Labores relacionadas con la creatividad, la investigación de nuevas formas de mejorar en su área, la búsqueda de nuevas líneas de negocio, captación de nuevo público objetivo, atender tareas que tenía descuidadas por falta de tiempo y que resulta que eran vitales para la supervivencia del negocio a largo plazo. Por ejemplo: una persona que trabaja en recursos humanos que debe pasarse toda su jornada introduciendo datos en un sistema. Si la empresa decide automatizar esa acción, contratando un programa basado en la nube, donde sean los propios empleados los que introduzcan sus datos y presenten sus solicitudes de vacaciones, este empleado de recursos humanos podrá enfocar sus tareas a algo más productivo para todos, como organización de un programa de formación adaptado a cada área, diseño y realización de tests que midan la felicidad de los empleados y realizar acciones enfocadas a los resultados menos satisfactorios…»

-¿Cuál es el grado de digitalización de los procesos en las empresas canarias?

«En términos generales, el grado de digitalización es desigual. Así, es posible encontrar una pyme que aprovecha toda la tecnología a su alcance y trata de ser lo más eficiente posible en todos sus procesos, pues no tiene tiempo que perder, ni está para desperdiciar recursos; como una gran empresa, que tiene una estructura complicada y pesada y se resiste a digitalizar al menos sus procesos principales, para seguir manteniéndose en un mercado cada vez más competitivo.

Estamos acostumbrados a que el cambio sea iniciativa de las partes más altas de la jerarquía. Si no hay un paso al frente del gerente o director, el resto de la estructura tiende a continuar haciendo su trabajo de forma rutinaria. En ocasiones, son determinados departamentos los que deciden innovar en sus procesos, apoyándose en tecnología sencilla, en la nube, a menudo aplicaciones gratuitas, desbancando al resto de áreas de la empresa».

-Y sobre la investigación y la creatividad en las empresas canarias, ¿cuál es su grado de introducción?

«Hay mucha creatividad, buenas ideas e iniciativa. Como todo, es necesaria inversión, recursos, y quizá lo más importante, un líder que secunde esa transformación y la apoye hasta el final».

-¿Las empresas canarias se ocupan de la comunicación interna tanto como de la externa?

«Sí, creo que cada vez más. Se han dado cuenta que es necesario primero comunicar bien dentro, para comunicar bien fuera. Si los compañeros, los empleados, no están alineados con los objetivos de la empresa, con su cultura, con su espíritu, con los procedimientos, o no están informados de lo que ocurre, lo que se transmite al exterior resulta caótico, da mala impresión».

-Se suele entender que las redes sociales son útiles para el ocio o para la promoción y la venta de producto de las empresas…

«Sí, se suele entender así porque estamos familiarizados cada vez más con redes sociales que tienen ese fin. Facebook, para planear la paella del domingo con la familia; Twitter, para estar informado; Instagram, para ver los últimos modelos de firmas o seguir a los famosos. Sin embargo, existen otras redes sociales, que tienen su origen en las antiguas intranets y extranets, que se utilizaban para la comunicación interna entre empleados y con los clientes y proveedores, respectivamente. Han evolucionado de tal manera que se han convertido en auténticos escritorios de trabajo, donde el empleado tiene todo lo necesario para trabajar: la información, las personas con las que debe comunicarse y las aplicaciones complementarias que harán que su trabajo fluya y la empresa pueda cumplir sus compromisos y sus objetivos».

-¿Cómo pueden ayudar las redes sociales para la organización y comunicación interna de las empresas?

«Nuestra experiencia con Laycos nos ha permitido, de entrada, prescindir considerablemente del correo electrónico, reducir el tiempo al teléfono y eliminar reuniones innecesarias que nos robaban muchas horas. Como permite crear tantas redes como departamentos, áreas o proyectos que queramos gestionar, todo queda ordenado por temas. En estas redes solo están las personas que deben tomar parte, con lo que nos aseguramos que todos estén informados a un tiempo, recibiendo la misma información. Además, nos permite crear tareas, asignarlas a compañeros, hacer seguimiento del punto en el que se encuentran, crear calendarios compartidos de grupo, acceso al organigrama de la empresa, además de un archivo digital, desde el que rescatar, en cualquier momento, un documento compartido en cualquiera de las redes. A fin de cuentas, tenerlo todo en un sólo lugar nos hace trabajar más rápido y disponer de tiempo para asuntos que realmente hagan crecer a la empresa».

-¿Son seguras las redes sociales para gestionar este tipo de información sensible para las empresas?

«En Laycos hacemos posible que sí sea seguro, ocupándonos de tener los sistemas actualizados ante fallos de seguridad, concienciando a las personas que lo utilizan a diario y formando en cuestiones de seguridad de la información. El próximo día 21 de noviembre Laycos organiza el que, probablemente, sea el evento del año sobre ‘Transformación Digital y Gestión del Cambio en las Organizaciones’. Contará con ponentes de la talla de Enrique Dans o Ximo Salas y se tratarán temas como: la transformación digital que estamos viviendo, nuevas formas de trabajar, la importancia de la comunicación interna en los procesos de digitalización, tendencias en el entorno empresarial o nuevas herramientas de trabajo».