Algunos estudios realizados en compañías estadounidenses revelan que allí tienen lugar cada día 11 millones de reuniones, y que los profesionales se ven involucrados en 61,8 millones de éstas al mes, lo que supone una media de 31 horas mensuales, que equivalen a cuatro jornadas laborales completas. Pero, ¿son necesarias estas reuniones? La clave está en que tengan verdadero sentido y resulten productivas.

La mejor razón para juntarse es la de realizar algo que resulta imposible hacer mejor estando solo. En el entorno de cualquier compañía, las reuniones sirven básicamente para comunicar, administrar y decidir. Son una oportunidad inmensa para crecer y aprender, al plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no. Recordemos que trabajar aislados no puede traer nada bueno. Pero las reuniones que resultan ineficaces crean frustración en todos los niveles de la organización, y la información que generan suele ser manejada de forma inadecuada y perniciosa por quienes asisten a ellas.

Los expertos en reuniones eficaces llaman la atención sobre diez puntos a tener en cuenta a la hora de convocarlas.

1.- Toda reunión ha de servir para algo útil: se debe establecer un buen orden del día, con objetivos concretos, lista de personas que deben asistir (es conveniente reducir el número de los participantes para evitar reducir la eficiencia de la reunión, también armonizar el perfil de los participantes), acotación del tiempo (la agenda establece los plazos correctos para tratar cada punto), el qué, cuándo y porqué de las diferentes intervenciones y protagonismos.

2.-Informar previamente sobre los temas que se van a tratar en la reunión, por medio de un dossier: los asistentes deberán acudir con la mayor información posible sobre los temas a tratar.

3.-Preparar bien la sala de la reunión: el proyector, las fotocopias, el aire acondicionado. Y utilizar los recursos necesarios para que la reunión sea los más amena y productiva posible. No escatimar en los medios necesarios, como un buen proyector, un buen vídeo, el uso de presentaciones Power Point, etc.

4.- Hacer respetar la hora de inicio y la de terminación marcada previamente: ha de ser así por educación y por atención a las necesidades de los asistentes.

5.-Elegir un moderador: una buena moderación de una reunión de equipo puede ser la manifestación más clara del carisma y capacidad de un jefe para ejercer el liderazgo. Evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos. Se debe animar a hablar a aquellos que tienen cosas potencialmente que decir; y desanimar y cortar en seco a los oportunistas, aduladores, vendedores de mantas en verano. Tampoco se pueden crear polémicas absurdas, improvisadas o debates estériles de tipo personal.

6.-Acotar los temas según el orden del día: es muy fácil que el tema se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda. El moderador debe ser capaz de identificar cuando la discusión se está desviando a otro punto, y ser lo suficientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que se está conversando no es el punto, y así volver al eje. Los temas importantes de la agenda deberán ser tratados al comienzo de la reunión, cuando la concentración está en su punto máximo y para evitar correr el riesgo de tener que abordarlos superficialmente al final de la reunión.

7.- Rebajar el tono alto y la tensión: aquellos asistentes que por experiencia, por tener “gracia” o por estar más relajados puedan cortar la reunión, de vez en cuando y suavemente, deberán hacerlo. Después, se debe de regresar a los temas tratados sin quedarse “enganchados” en el “relax”.

8.-Dar importancia y estatus a la reunión de equipo: prohibir las interrupciones de las secretarias, las llamadas por móviles, el uso ilimitado de portátiles. Los miembros de un equipo deben percibir que la reunión de equipo es importante.

9.- Distinguir las reuniones meramente informativas de las deliberativas: y las que tratan temas específicos de las reuniones ordinarias y periódicas.

10.- Provocar que se lleguen a conclusiones y compromisos relevantes: el moderador debe levantar acta y ocuparse de que se haga un seguimiento de las conclusiones y compromisos. De esta forma dará estatus e importancia a las reuniones de equipo, y los asistentes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena. ●