Motivar al equipo, inculcar una cultura corporativa, retener a los más capacitados, mejorar la productividad, es una labor importante cuando se hace en tiempos de bonanza, pero se convierte en una tarea fundamental en momentos de crisis. La comunicación interna dentro de la empresa, uno de los pilares básicos para que la organización funcione y resulte eficaz, es, sin embargo, uno de los aspectos más descuidados.

En épocas difíciles es fácil que surjan dudas, rumores y suposiciones sobre la estabilidad de los puestos de trabajo o del sueldo o, incluso, sobre la viabilidad de la empresa. Entre otras cosas porque ese clima interno es el que, de forma más o menos diáfana, se transmite a los socios o clientes de la firma. Es un error pensar que cuidar la comunicación interna es un lujo reservado para las grandes empresas.

Sólo si los empleados conocen los entramados de la compañía, su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, sus objetivos… se sentirán realmente parte de ella y, por lo tanto, estarán más dispuestos a trabajar en el beneficio de la empresa. Si no poseen este entendimiento o si tienen percepciones negativas acerca de la compañía y sus productos y servicios, pueden dañarla. A nivel personal, las mayores consecuencias negativas generadas por la falta de comunicación son la desmotivación, inactividad, ineficiencia, improductividad, absentismo, rotación laboral, mal ambiente laboral. La unión de todas estas circunstancias inevitablemente afecta siempre a las ventas.

¿Cómo se realiza una comunicación efectiva con sus empleados desde una perspectiva práctica?

-Hacer partícipes a los trabajadores del proyecto empresarial, con una voluntad clara por parte de la dirección. La dirección debe compartir la información que dispone si quiere que sus trabajadores sepan dónde están trabajando, para qué lo están haciendo, y cómo pueden mejorarlo.

-Registrar toda la información en un soporte escrito que permita su relectura para revisión o aclarar dudas.

-Emitir mensajes comprensibles, es decir, no es necesario aparentar o impresionar con un lenguaje que solo es accesible a unos pocos. La forma de comunicar, hablada o escrita, debe ser llana, clara y accesible para todos.

-Crear lazos de confianza que harán que la información ofrecida no se ponga en tela de juicio porque el emisor será respetado y valorado. Ofrecer información falsa, sea del tipo que sea, mina la confianza y destroza la respetabilidad. A partir de ese momento toda la información ofrecida por ese emisor, la empresa en este caso, se pone en duda.

-Ofrecer información relevante para el receptor, que dada de forma oportuna y en pequeñas dosis pueda asegurar su asimilación. Aunque, dar información no significa contar absolutamente todo.

-Hacer que los datos se interioricen y emerjan sin esfuerzo en el momento oportuno. La repetición es clave. La imagen, el sonido y la práctica ayudan a esa interiorización.

¿Qué herramientas se pueden utilizar para comunicar de manera más eficaz?

-Comunicación oral, es la reina de la comunicación. En la actualidad existen muchos adelantos tecnológicos que ayudan, gestionan y facilitan la comunicación. Pero las cuestiones relevantes, la motivación, la resolución de problemas laborales o ideas, se resuelven de manera más eficaz cuando las bases son planteadas con los interlocutores presentes. Ejemplos de comunicación oral son: reuniones, conferencias, charlas o coloquios, mesas de trabajo, entrevistas, puertas abiertas…

-Sistemas informáticos: intranet, email, videoconferencias… eliminan barreras como la distancia, el tiempo, o el acceso a gran número de personas. Ayudan a refrescar los objetivos y a comunicar con rapidez planes de trabajo, nuevas políticas y todos los cambios que se producen.

-Megafonía, cada vez más en desuso, es una herramienta que no debería olvidarse. Ciertas circunstancias, incidentes, planes de emergencia, son mejor atendidos cuando interrumpen en la actividad laboral de todos los trabajadores sin posibilidad de retrasar la recepción de la información.

-Comunicación escrita en soporte papel, ofrece la oportunidad de trasladar su lectura a un momento más relajado o más favorable para su comprensión y refuerza el mensaje oral o transmitido por medios informáticos. Ejemplo de comunicación escrita son: manuales, cartas de dirección, boletines informativos, informes financieros, revistas corporativas…

-Tablón de anuncios o panel informativo es una herramienta fundamental en aquellos lugares de trabajo donde no existe acceso directo a una red informática, para conocer todos los cambios que le afectan a su puesto de trabajo y a su sección, y poder actuar en consecuencia. En estas zonas de la empresa se debe reforzar, para evitar el aislamiento o la sensación de no ser tan importantes. ●